Die Option auf das Arbeiten im Home Office hat sich in vielen Unternehmen spätestens seit der Corona-Pandemie fest etabliert, und wird vom Großteil der Arbeitnehmer*innen sehr gerne genutzt. Auch bei BEKO ist das Home Office ein beliebtes flexibles Arbeitsmodell – wir bieten unseren Mitarbeiter*innen unlimitierte, individuell planbare Home Office-Tage.
Doch der Arbeitstag im trauten Heim birgt einige Fallstricke, die etwa die Produktivität, die Gesundheit oder auch soziale Kontakte beeinträchtigen können. Daher haben wir im Folgenden einige Tipps & Tricks zusammengetragen, die dir dabei helfen, deine Home Office Tage optimal zu gestalten.
TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN
- Hardware & Software
In jedem Fall müssen die technischen Voraussetzungen für effizientes Arbeiten im Home Office gegeben sein: sowohl geeignete Hardware, wie Laptop, zusätzliche Monitore, Drucker oder Headset als auch passende Software (Internetverbindung, Business-Software) sind ein absolutes Muss.
- Home-Office Bereich
Wenn es der private Wohnraum erlaubt, so ist natürlich das Arbeiten in einem eigens für das Home Office eingerichteten Bereich optimal – es muss dies zwar kein separater Raum sein, aber ungestörtes Arbeiten zu jeder Zeit sollte möglichst gewährleistet sein.
Der Home Office Bereich soll so gestaltet und dekoriert sein, dass sich der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin wohlfühlt. Auch ist ein ergonomischer Arbeitsplatz wichtig, da er das Risiko von Rücken- und anderen gesundheitlichen Problemen verringert. Zusätzlich sollte auf die geeignete Beleuchtung (natürliches Licht, wenn möglich), die richtige Höheneinstellung des Monitors sowie eine Möglichkeit des Lüftens geachtet werden.
- Elektronische Signatur
Auch Mitarbeiter*innen im Home Office müssen regelmäßig Anträge, Verträge und andere wichtige Dokumente verfassen, bearbeiten und abspeichern. Da viele dieser Dokumente nur mit einer Unterschrift rechtsgültig sind, ist eine Software zum Signieren digitaler Schriftstücke unverzichtbar. Mit Hilfe einer elektronischen Signatur können Dokumente spielend leicht rechtskräftig unterzeichnet und verschickt werden.
Bei einer elektronischen Unterzeichnung werden dem digitalen Dokument elektronische Daten hinzugefügt, welche die Identität des Unterzeichners und damit die Integrität des unterschriebenen Dokuments bestätigen.
- Einheitliches Ablagesystem
Der einfache, rasche Zugriff sowie die strukturierte Speicherung und Aufbereitung von Know-How auf einem einheitlichen, gut gegliederten Ablagesystem ist für die produktive Arbeit im Home Office essentiell. Alle Mitarbeiter*innen des Unternehmens, die im Home Office oder auch von unterwegs, z.B. auf Geschäftsreisen, arbeiten, benötigen Zugriff auf alle Ordner, Dokumente und nötige Programme, sodass das Teleworking reibungslos ablaufen kann.
- Datenschutz & -sicherheit
Die gesetzlichen Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind natürlich auch im Home Office zu befolgen: die Verschlüsselung während der Übertragung und Speicherung von Daten, ebenso wie Virenschutz, Firewall und Mehrfach-Authentifikation müssen gegeben sein.
Darüber hinaus ist es unerlässlich, dass das gemeinsame Betriebssystem sowie alle anderen verwendeten Programme regelmäßig aktualisiert werden. Ebenfalls wichtig sind sowohl die Authentifizierung mit sicheren Passwörtern sowie regelmäßige, automatische Backups.
- Nutzen eines Cloud-Speichers
Mit Hilfe der Speicherung von Dokumenten, Präsentationen, Projekten, etc. auf einer gemeinsamen Cloud, wie etwa Google Drive oder OneDrive, wird verhindert, dass fertige oder auch unfertige Dokumente aufgrund eines Stromausfalls o.ä. verloren gehen. Außerdem können mit Hilfe der Cloud Schriftstücke, Bilder, To-Do-Listen, etc. mit wenigen Klicks mit Kunden sowie Kolleg*innen geteilt werden.
PRODUKTIVITÄT & WOHLBEFINDEN
- Pause heißt Pause
Auch im Home Office darf nicht auf regelmäßige Pausen vergessen werden – diese werden allgemein jeweils nach 1 Stunde konzentriertem Arbeitens empfohlen. Ob man einmal kurz vor die Tür frische Luft schnappen geht oder mit dem Haustier kuschelt, das sei jedem Mitarbeiter bzw. jeder Mitarbeiter*in selbst überlassen. Wichtig ist nur, DASS kleine Pausen zwischendurch sowie natürlich auch die so wichtige Mittagspause eingehalten werden.
- Trennen von Berufs- & Privatleben
Ist ein Arbeits-Laptop oder -Computer verfügbar, so ist es in jedem Fall ratsam, diesen für das Teleworking zu verwenden, denn: was privat ist, soll privat bleiben – das gilt auch für den eigenen Computer. Besonders, da aufgrund von Home Office vielerorts die Grenze zwischen „Beruf“ und „Privatleben“ etwas verschwommen erscheint, ist es essentiell, die Trennung in möglichst vielen Bereichen strikt einzuhalten.
- Konzentrierte Arbeitsphasen
Die Ablenkungsgefahr im Home Office ist groß: nicht nur durch die Katze, die um Aufmerksamkeit bettelt oder den Geschirrspüler, der piepsend verkündet, dass er fertig ist. Auch die unzähligen digitalen Kommunikationskanäle, die im Home Office ein Muss sind, tragen das ihrige zu einer kurzen Aufmerksamkeitsspanne bei: hier eine Teams-Nachricht, da ein Pop Up mit einer neuen E-Mail. Deshalb ist es wichtig, sich immer vor Augen zu halten, dass diese Tools während konzentrierter Arbeitsphasen auch durchaus auf stumm geschalten oder ignoriert werden dürfen.
- Festgelegte Bürozeiten
Man kennt die Horrorgeschichten von Führungskräften, die meinen, Mitarbeiter*innen müssten im Home Office 24/7 erreichbar sein. Es empfiehlt sich daher, von Beginn an fixe Bürozeiten für das Arbeiten von zu Hause festzulegen – am besten sind dies Zeiten, zu denen die Produktivität am höchsten ist.
Darüber hinaus kann auf einem gemeinsamen Dokument, z.B. Google Sheet, vermerkt werden, welche Mitarbeiter*innen wann genau erreichbar sind.
- To-Do-Listen
To-Do-Listen sind ein vielerorts sehr beliebtes Mittel, um die Produktivität im Alltag, ob nun beruflich oder privat, zu steigern – warum sie also nicht auch im Home Office verwenden? Es empfiehlt sich hier, so wie auch im „normalen“ Büroalltag, eine Priorisierung vorzunehmen – von “Must-Tasks” mit Deadline bis “Can-Tasks”, die nicht termingebunden sind.
- Soziale Kontakte
Spätestens seit Corona und den unzähligen Lockdowns wissen wir, wie sehr soziale Kontakte unsere Stimmung und das allgemeine Wohlbefinden beeinflussen können. Daher ist es wichtig, auch im Home Office weiterhin die Beziehungen zu Kunden und Arbeitskolleg*innen zu pflegen. Mit Hilfe unzähliger Tools, wie Zoom, Skype, Teams oder FaceTime, können virtuelle Gespräche, ob professioneller oder privater Natur, kinderleicht von Angesicht zu Angesicht stattfinden.
BEKO: Karriere in allen Farben.
Wir bei BEKO legen sehr großen Wert auf das Wohlbefinden sowie die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter*innen und bieten daher individuell gestaltbare Arbeitszeitmodelle mit Gleitzeit, Home Office, Eltern- und Altersteilzeit und vielen weiteren Benefits.
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